Kiểm tra tính hợp lệ của bản chứng thực chữ ký trước khi thực hiện giao dịch

Kiểm tra hợp lệ chứng thực chữ ký là bước cần thiết trước khi sử dụng một văn bản đã được chứng thực. Việc kiểm tra giúp người nhận biết tài liệu có đáp ứng yêu cầu về hình thức hay không.

Một bản chứng thực chữ ký có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp. Tuy nhiên, không phải văn bản nào có chữ ký chứng thực cũng phù hợp với mọi giao dịch.

Người sử dụng cần xem xét cả nội dung văn bản và mục đích sử dụng. Đồng thời, cần kiểm tra thông tin trên phần chứng thực.

Vậy cần kiểm tra những gì trên bản chứng thực chữ ký? Làm sao nhận biết văn bản có dấu hiệu bất thường? Có thể sử dụng bản chứng thực chữ ký cho mọi giao dịch không?

Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn kiểm tra từng vấn đề trước khi sử dụng văn bản.

>>> Xem thêm: Liệu có thể chứng thực chữ ký trên giấy tờ in bằng mực đỏ?

1. Vì sao cần kiểm tra tính hợp lệ của bản chứng thực chữ ký?

1.1. Chứng thực chữ ký xác nhận chữ ký của người yêu cầu

Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực.

Điều này không đồng nghĩa với việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận toàn bộ nội dung văn bản.

Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung do mình thể hiện.

Vì vậy, người nhận văn bản cần hiểu đúng giá trị của việc chứng thực chữ ký.

1.2. Bản chứng thực cần phù hợp với mục đích sử dụng

Một văn bản có chứng thực chữ ký chưa chắc đáp ứng yêu cầu của mọi giao dịch.

Tùy trường hợp, giao dịch có thể cần công chứng hợp đồng. Một số hồ sơ lại yêu cầu chứng thực bản sao hoặc bản dịch.

Do đó, trước khi sử dụng, cần xác định rõ văn bản dùng vào mục đích gì.

Việc kiểm tra từ đầu giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại.

1.3. Kiểm tra giúp phát hiện sai sót trên văn bản

Thông tin trên bản chứng thực cần được kiểm tra cẩn thận.

Các lỗi về họ tên, ngày tháng năm sinh hoặc nội dung văn bản có thể gây khó khăn khi giao dịch.

Phần chứng thực cũng cần được xem xét. Người sử dụng nên kiểm tra các thông tin liên quan đến người thực hiện chứng thực.

Nếu phát hiện điểm bất thường, không nên sử dụng văn bản ngay.

1.4. Cần phân biệt tính hợp lệ và giá trị sử dụng

Một bản chứng thực có thể được thực hiện đúng thủ tục. Tuy nhiên, nội dung văn bản vẫn có thể không phù hợp với giao dịch cụ thể.

Ví dụ, một giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký không mặc nhiên đáp ứng mọi yêu cầu của bên tiếp nhận.

Do đó, cần kiểm tra cả hình thức lẫn mục đích sử dụng.

Đây là cách hạn chế rủi ro khi nhận giấy tờ từ người khác.

2. Những nội dung cần kiểm tra trên bản chứng thực chữ ký

2.1. Kiểm tra thông tin của người ký

Trước tiên, cần đối chiếu thông tin của người ký trên văn bản.

Họ tên và các thông tin nhân thân cần được ghi chính xác.

Nếu văn bản liên quan đến giao dịch, thông tin này cần thống nhất với giấy tờ của người ký.

Sai lệch thông tin có thể khiến bên nhận phải xác minh lại.

2.2. Kiểm tra chữ ký trên văn bản

Chữ ký là nội dung trung tâm của thủ tục chứng thực chữ ký.

Người nhận nên kiểm tra vị trí chữ ký trên văn bản. Cũng cần xem chữ ký có đúng với phần xác nhận hay không.

Không nên sử dụng văn bản có dấu hiệu tẩy xóa hoặc thay đổi chữ ký.

Nếu nghi ngờ tính xác thực, cần yêu cầu kiểm tra trước khi giao dịch.

2.3. Kiểm tra lời chứng thực

Lời chứng là phần quan trọng trên văn bản đã được chứng thực.

Người sử dụng nên kiểm tra nội dung lời chứng. Các thông tin cần phù hợp với loại việc đã thực hiện.

Đồng thời, cần xem thông tin về người thực hiện chứng thực.

Nếu lời chứng có dấu hiệu không đầy đủ hoặc bất thường, nên trao đổi với đơn vị đã thực hiện.

2.4. Kiểm tra chữ ký và con dấu

Bản chứng thực thường có chữ ký của người thực hiện chứng thực. Văn bản cũng được thực hiện theo yêu cầu về dấu và hình thức chứng thực.

Người nhận cần kiểm tra phần chữ ký và dấu trên văn bản.

Không nên chỉ nhìn vào một con dấu rồi kết luận tài liệu hợp lệ.

Nếu có dấu hiệu bất thường, cần xác minh với nơi đã thực hiện chứng thực.

2.5. Kiểm tra số và thông tin trong sổ chứng thực khi cần

Trong trường hợp cần xác minh, thông tin về việc chứng thực có thể được đối chiếu với hồ sơ hoặc sổ chứng thực theo thẩm quyền.

Việc này đặc biệt cần thiết khi giao dịch có giá trị lớn.

Người nhận không nên tự sửa hoặc bổ sung thông tin trên bản chứng thực.

Nếu có nghi ngờ, nên đề nghị đơn vị có thẩm quyền kiểm tra.

>>> Xem thêm: Muốn chủ động hơn khi giải quyết hồ sơ đất đai, đừng bỏ qua thông tin về Dịch vụ sổ đỏ

3. Cách kiểm tra bản chứng thực chữ ký trước khi giao dịch

3.1. Đối chiếu bản chứng thực với giấy tờ liên quan

Người nhận nên đối chiếu văn bản với giấy tờ của người ký.

Thông tin nhân thân cần thống nhất. Nội dung văn bản cũng cần đúng với tài liệu mà các bên đã thỏa thuận.

Nếu có nhiều bản giấy tờ, nên kiểm tra từng tài liệu.

Cách làm này giúp phát hiện sai lệch trước khi giao dịch.

3.2. Kiểm tra tình trạng nguyên vẹn của văn bản

Bản chứng thực cần được kiểm tra toàn bộ.

Không nên bỏ qua các trang phía sau. Đặc biệt, cần chú ý những trang có chữ ký hoặc lời chứng.

Các dấu hiệu như tẩy xóa, chắp vá hoặc thay đổi nội dung cần được xem xét kỹ.

Nếu văn bản có nhiều trang, nên kiểm tra sự liên kết giữa các trang.

3.3. Xác minh khi có dấu hiệu nghi ngờ

Khi phát hiện điểm bất thường, người nhận nên tạm dừng giao dịch.

Có thể liên hệ với nơi đã thực hiện chứng thực để xác minh thông tin.

Việc xác minh cần dựa trên thông tin của văn bản và hồ sơ liên quan.

Không nên tự kết luận văn bản là giả chỉ dựa trên một dấu hiệu.

3.4. Kiểm tra thời điểm và mục đích sử dụng

Một số giao dịch có yêu cầu riêng về thời điểm lập hoặc sử dụng giấy tờ.

Người nhận cần kiểm tra ngày chứng thực và thời điểm dự kiến giao dịch.

Đồng thời, cần xác định văn bản có đúng mục đích sử dụng hay không.

Nếu bên tiếp nhận yêu cầu giấy tờ được lập trong một khoảng thời gian nhất định, cần tuân thủ yêu cầu đó.

3.5. Kiểm tra yêu cầu của bên tiếp nhận hồ sơ

Không phải mọi giao dịch đều có cùng yêu cầu về giấy tờ.

Cơ quan, tổ chức hoặc đối tác có thể yêu cầu hình thức văn bản khác nhau.

Có trường hợp cần chứng thực chữ ký. Có trường hợp lại phải công chứng hợp đồng hoặc giao dịch.

Vì vậy, nên hỏi rõ yêu cầu trước khi sử dụng bản chứng thực.

4. Những lưu ý để tránh rủi ro khi sử dụng bản chứng thực chữ ký

4.1. Không tự ý sửa bản chứng thực

Sau khi chứng thực, người sử dụng không nên tự ý thêm hoặc bớt nội dung.

Việc sửa chữa có thể làm thay đổi nội dung văn bản.

Nếu phát hiện sai sót, nên liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực.

Không nên dùng văn bản đã bị sửa chữa để thực hiện giao dịch quan trọng.

4.2. Không chỉ dựa vào con dấu để đánh giá

Một văn bản có dấu không có nghĩa chắc chắn hợp lệ.

Người nhận cần xem xét toàn bộ văn bản. Các thông tin về người ký và nội dung cũng cần được kiểm tra.

Đặc biệt, cần chú ý những văn bản được cung cấp dưới dạng bản sao hoặc bản scan.

Nếu giao dịch có giá trị lớn, nên kiểm tra bản chính hoặc phương thức xác minh phù hợp.

4.3. Cẩn trọng với giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký

Giấy ủy quyền là loại văn bản thường có chứng thực chữ ký.

Tuy nhiên, việc chứng thực chữ ký không đồng nghĩa mọi quyền được ủy quyền đều hợp pháp.

Người nhận cần kiểm tra phạm vi ủy quyền. Thời hạn và nội dung ủy quyền cũng cần được xem xét.

Nếu giao dịch liên quan đến tài sản, cần kiểm tra thêm quyền của người ủy quyền.

4.4. Không sử dụng văn bản có dấu hiệu giả mạo

Nếu bản chứng thực có dấu hiệu bất thường, người nhận không nên tiếp tục giao dịch.

Các dấu hiệu có thể gồm thông tin không thống nhất. Hình thức văn bản cũng có thể có điểm bất thường.

Khi nghi ngờ, cần xác minh với đơn vị có thẩm quyền.

Việc kiểm tra trước giúp hạn chế thiệt hại về tài sản và quyền lợi.

4.5. Lưu giữ bản chứng thực và hồ sơ liên quan

Sau khi kiểm tra, người sử dụng nên lưu giữ văn bản cẩn thận.

Các tài liệu liên quan cũng nên được bảo quản cùng hồ sơ giao dịch.

Điều này giúp thuận tiện khi cần đối chiếu về sau.

Nếu phát sinh tranh chấp, hồ sơ đầy đủ cũng giúp việc xác minh dễ dàng hơn.

4.6. Nên kiểm tra trước khi đặt bút ký giao dịch

Không nên chờ đến khi giao dịch hoàn tất mới kiểm tra giấy tờ.

Việc xác minh nên được thực hiện trước khi ký hợp đồng hoặc chuyển tiền.

Nếu có điểm chưa rõ, cần giải quyết trước khi tiếp tục.

Đặc biệt, giao dịch liên quan đến nhà đất hoặc tài sản lớn càng cần kiểm tra kỹ.

>>> Xem thêm: Nếu chưa rõ thời hạn ủy quyền, bạn nên kiểm tra kỹ trước khi thực hiện công chứng ủy quyền

Kết luận

Kiểm tra hợp lệ chứng thực chữ ký giúp người dân hạn chế rủi ro trước khi sử dụng văn bản trong giao dịch. Việc kiểm tra cần thực hiện trên cả thông tin người ký, nội dung văn bản và phần chứng thực.

Người sử dụng không nên chỉ dựa vào con dấu để đánh giá giấy tờ. Khi có dấu hiệu bất thường, cần tạm dừng giao dịch và xác minh với đơn vị có thẩm quyền.

Đồng thời, cần xác định đúng loại giấy tờ mà giao dịch yêu cầu. Chứng thực chữ ký không phải lúc nào cũng thay thế được công chứng hợp đồng hoặc các thủ tục khác.

Nếu cần được tư vấn về kiểm tra hợp lệ chứng thực chữ ký, xác minh hồ sơ hoặc chuẩn bị giấy tờ trước khi thực hiện giao dịch, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Người mua cần lưu ý gì, người bán cần chuẩn bị gì khi công chứng mua bán nhà đất?

>>> Xem thêm: Bạn cần công chứng ngoài giờ? Hãy tìm hiểu trước thông tin của văn phòng công chứng

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com