Hướng dẫn cách tính chi phí chứng thực chữ ký chi tiết nhất

Tính chi phí chứng thực chữ ký là vấn đề nhiều người quan tâm khi chuẩn bị hồ sơ. Mức phí thực tế phụ thuộc vào loại thủ tục và nơi thực hiện.

Đối với chứng thực chữ ký thông thường, mức phí hiện hành là 10.000 đồng/trường hợp. Một trường hợp có thể gồm một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.

Ngoài khoản phí chứng thực, một số hồ sơ còn phát sinh chi phí khác. Ví dụ như dịch thuật, soạn thảo hoặc các dịch vụ hỗ trợ theo nhu cầu.

Do đó, người dân cần phân biệt phí chứng thực với chi phí dịch vụ. Hai khoản này không phải lúc nào cũng giống nhau.

Vậy tính chi phí chứng thực chữ ký như thế nào? Một văn bản có nhiều chữ ký có phải trả phí nhiều lần không? Chứng thực ngoài trụ sở có mức phí khác không?

Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng trường hợp.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tra cứu thông tin bản chứng thực chữ ký thật hay giả

1. Chi phí chứng thực chữ ký được tính như thế nào?

1.1. Mức phí chứng thực chữ ký hiện nay

Theo quy định hiện hành, phí chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp. Mức phí này áp dụng tại UBND cấp xã và tổ chức hành nghề công chứng.

Một trường hợp được tính theo giấy tờ, văn bản cần chứng thực.

Điểm đáng chú ý là số lượng chữ ký không phải lúc nào cũng làm tăng phí.

Nếu cùng một giấy tờ có nhiều chữ ký, trường hợp đó vẫn có thể chỉ tính một lần.

1.2. Một trường hợp có thể có nhiều chữ ký

Nhiều người cho rằng mỗi chữ ký sẽ có một mức phí riêng.

Cách hiểu này chưa chính xác đối với trường hợp chứng thực chữ ký trong cùng một giấy tờ.

Quy định hiện hành xác định một trường hợp có thể gồm một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản.

Ví dụ, một văn bản có hai người cùng ký. Nếu cùng thuộc một trường hợp chứng thực, phí có thể là 10.000 đồng.

Cần xem xét cụ thể giấy tờ và yêu cầu chứng thực trước khi tính phí.

1.3. Số trang của văn bản có làm tăng phí không?

Phí chứng thực chữ ký không được tính theo số trang văn bản.

Vì vậy, văn bản dài không đồng nghĩa với phí chứng thực cao hơn.

Một văn bản có nhiều trang vẫn có thể được tính là một trường hợp. Điều kiện là việc chứng thực được thực hiện đối với cùng giấy tờ, văn bản.

Tuy nhiên, số trang có thể liên quan đến các dịch vụ khác.

Nếu cần sao chụp, dịch thuật hoặc hỗ trợ hồ sơ, chi phí có thể phát sinh riêng.

1.4. Cần phân biệt phí chứng thực và phí dịch vụ

Phí chứng thực là khoản thu theo quy định.

Trong khi đó, một số dịch vụ hỗ trợ có thể có khoản phí riêng.

Ví dụ, người dân có thể yêu cầu dịch văn bản nước ngoài. Một số trường hợp cần hỗ trợ soạn thảo hoặc hoàn thiện giấy tờ.

Những khoản này không nên cộng chung với phí chứng thực.

Khi hỏi giá, người dân nên yêu cầu báo rõ từng khoản.

2. Cách tính chi phí chứng thực chữ ký trong từng trường hợp

2.1. Một người ký một văn bản

Đây là trường hợp khá phổ biến.

Người yêu cầu mang văn bản đến nơi có thẩm quyền. Sau khi kiểm tra điều kiện, người đó ký theo hướng dẫn.

Mức phí chứng thực là 10.000 đồng/trường hợp.

Số trang của văn bản không phải căn cứ chính để tăng mức phí chứng thực chữ ký.

2.2. Một văn bản có nhiều người cùng ký

Một văn bản có thể có nhiều người tham gia ký.

Khi đó, cần xác định cách tính theo từng trường hợp cụ thể.

Quy định hiện hành nêu rõ trường hợp được tính là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản.

Do đó, không nên mặc định cứ thêm một chữ ký là thêm 10.000 đồng.

Người dân nên cung cấp đầy đủ văn bản để được xác định chính xác.

2.3. Chứng thực điểm chỉ thay cho chữ ký

Có trường hợp người yêu cầu không thể ký.

Khi đó, thủ tục có thể liên quan đến việc chứng thực điểm chỉ theo quy định.

Thủ tục hành chính hiện hành áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ.

Mức phí vẫn được xác định theo trường hợp chứng thực.

Người dân nên thông báo tình trạng thực tế khi nộp hồ sơ.

2.4. Người yêu cầu không thể ký và cũng không thể điểm chỉ

Pháp luật hiện hành cũng quy định thủ tục áp dụng cho trường hợp người yêu cầu không ký hoặc không điểm chỉ được.

Khi đó, người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra điều kiện cụ thể.

Việc chứng thực không được thực hiện chỉ dựa trên yêu cầu của người thân.

Người yêu cầu vẫn phải đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Vì vậy, nên liên hệ trước nếu hồ sơ thuộc trường hợp đặc biệt.

2.5. Chứng thực chữ ký trong văn bản tiếng nước ngoài

Văn bản bằng tiếng nước ngoài có thể phát sinh yêu cầu riêng.

Nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung, họ có quyền yêu cầu người dân nộp bản dịch tiếng Việt.

Bản dịch trong trường hợp này không nhất thiết phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch. Người yêu cầu chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

Chi phí dịch thuật nếu có là khoản riêng.

Vì vậy, cần tách phí dịch thuật khỏi phí chứng thực chữ ký.

>>> Xem thêm: Muốn tiết kiệm thời gian đi lại khi sang tên nhà đất? Dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh có thể là giải pháp bạn đang tìm

3. Các khoản chi phí có thể phát sinh khi chứng thực chữ ký

3.1. Chi phí dịch thuật văn bản

Không phải văn bản nào cũng cần dịch.

Tuy nhiên, văn bản bằng tiếng nước ngoài có thể cần bản dịch trong một số trường hợp.

Nếu người thực hiện chứng thực không hiểu nội dung, họ có thể yêu cầu bản dịch tiếng Việt.

Chi phí dịch phụ thuộc vào ngôn ngữ và nội dung tài liệu.

Vì vậy, khoản này cần được tính riêng với phí chứng thực.

3.2. Chi phí sao chụp giấy tờ

Một số hồ sơ có thể cần bản sao để lưu hoặc sử dụng cho mục đích khác.

Chi phí sao chụp không phải là phí chứng thực chữ ký.

Mức thu có thể phụ thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ.

Người dân nên hỏi rõ trước khi sử dụng thêm dịch vụ.

3.3. Chi phí soạn thảo văn bản

Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc đơn vị thực hiện phải soạn sẵn nội dung.

Nếu người dân cần hỗ trợ soạn thảo, có thể phát sinh chi phí dịch vụ.

Khoản này phụ thuộc vào loại văn bản và mức độ phức tạp.

Đặc biệt, văn bản liên quan đến tài sản hoặc quyền lợi nên được kiểm tra kỹ trước khi ký.

3.4. Chi phí đối với yêu cầu ngoài trụ sở

Pháp luật cho phép thực hiện chứng thực ngoài trụ sở trong một số trường hợp.

Ví dụ, người yêu cầu có thể thuộc diện già yếu hoặc không thể đi lại. Một số trường hợp đặc biệt khác cũng được xem xét theo quy định.

Phí chứng thực theo thủ tục vẫn được xác định theo quy định hiện hành.

Tuy nhiên, việc đi lại hoặc các dịch vụ hỗ trợ có thể phát sinh khoản riêng.

Người dân nên hỏi rõ tổng chi phí trước khi thực hiện.

3.5. Phí tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Trường hợp thực hiện tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có mức thu khác.

Theo thủ tục được công bố, phí chứng thực chữ ký tại cơ quan đại diện là 10 USD/bản.

Mức này khác với mức 10.000 đồng/trường hợp áp dụng tại UBND cấp xã và tổ chức hành nghề công chứng.

Do đó, cần xác định đúng nơi thực hiện trước khi tính chi phí.

4. Những lưu ý khi tính chi phí chứng thực chữ ký

4.1. Không nên chỉ tính theo số chữ ký

Số lượng chữ ký không phải lúc nào cũng quyết định số tiền phải nộp.

Quy định hiện hành tính phí theo trường hợp. Một trường hợp có thể gồm nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ.

Vì vậy, cần xem xét toàn bộ văn bản.

Không nên tự nhân số chữ ký với 10.000 đồng.

4.2. Không nên nhầm phí chứng thực với phí dịch vụ

Đây là lỗi khá thường gặp khi dự toán chi phí.

Phí chứng thực là khoản được quy định cụ thể.

Trong khi đó, dịch thuật hoặc soạn thảo có thể là dịch vụ riêng.

Hai khoản này cần được tách biệt.

Khi sử dụng thêm dịch vụ, người dân nên hỏi rõ mức thu từng khoản.

4.3. Kiểm tra nơi thực hiện chứng thực

Nơi thực hiện cũng là yếu tố cần lưu ý.

Chứng thực tại UBND cấp xã và tổ chức hành nghề công chứng có mức phí 10.000 đồng/trường hợp.

Nếu thực hiện tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, mức phí được tính bằng USD.

Do đó, cần xác định đúng địa điểm trước khi dự toán.

4.4. Kiểm tra nội dung văn bản trước khi ký

Một văn bản có thể cần chứng thực chữ ký. Nhưng cũng có trường hợp văn bản lại thuộc loại giao dịch.

Không phải mọi giấy tờ đều được chứng thực chữ ký.

Pháp luật có quy định các trường hợp không được chứng thực chữ ký. Trong đó có một số văn bản có nội dung là giao dịch.

Vì vậy, cần xác định đúng thủ tục trước khi tính phí.

4.5. Chuẩn bị đủ hồ sơ để tránh phát sinh

Hồ sơ đầy đủ giúp quá trình chứng thực thuận lợi hơn.

Người yêu cầu nên chuẩn bị giấy tờ tùy thân và văn bản cần ký.

Theo quy định hiện hành, thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu có thể được khai thác để thay thế một số thành phần hồ sơ.

Nếu thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác, người dân có thể phải bổ sung.

Việc chuẩn bị trước giúp hạn chế thời gian và chi phí phát sinh.

4.6. Hỏi rõ tổng chi phí trước khi thực hiện

Nếu chỉ thực hiện chứng thực chữ ký, mức phí khá đơn giản.

Tuy nhiên, hồ sơ thực tế có thể cần thêm dịch vụ khác.

Người dân nên hỏi rõ phí chứng thực. Đồng thời, cần hỏi thêm các khoản dịch vụ nếu có.

Cách này giúp chủ động chuẩn bị ngân sách.

Đặc biệt, với hồ sơ tiếng nước ngoài, nên kiểm tra trước yêu cầu dịch thuật.

>>> Xem thêm: Muốn biết trường hợp của mình có cần công chứng ủy quyền hay không? Hãy kiểm tra quy định trước

Kết luận

Tính chi phí chứng thực chữ ký cần dựa vào loại thủ tục và nơi thực hiện. Với chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, mức phí hiện hành là 10.000 đồng/trường hợp. Một trường hợp có thể gồm một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.

Ngoài phí chứng thực, hồ sơ có thể phát sinh chi phí dịch thuật, sao chụp hoặc dịch vụ hỗ trợ. Vì vậy, người dân nên xác định đúng nhu cầu trước khi thực hiện.

Nếu cần tư vấn về tính chi phí chứng thực chữ ký, chuẩn bị hồ sơ hoặc xác định loại thủ tục phù hợp, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Có nên kiểm tra tình trạng pháp lý trước khi thực hiện công chứng mua bán nhà đất? Câu trả lời rất đáng lưu ý

>>> Xem thêm: Nếu ưu tiên sự thuận tiện, hãy tham khảo thông tin trước khi lựa chọn văn phòng công chứng

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com