Xử phạt hành chính người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình giấy tờ giả

Phạt giấy tờ giả chứng thực chữ ký là vấn đề người dân cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện thủ tục chứng thực. Giấy tờ giả có thể khiến hồ sơ bị từ chối. Người sử dụng còn có nguy cơ bị xử lý theo quy định pháp luật.

Từ ngày 18/5/2026, Nghị định 109/2026/NĐ-CP có hiệu lực. Nghị định này thay thế Nghị định 82/2020/NĐ-CP và Nghị định 117/2024/NĐ-CP. Đây là văn bản hiện hành quy định về xử phạt trong lĩnh vực chứng thực.

Việc xuất trình giấy tờ giả cần được phân biệt với các hành vi vi phạm khác. Chẳng hạn, người làm giả giấy tờ và người sử dụng giấy tờ giả có thể có cách xử lý khác nhau. Tính chất của thủ tục cũng ảnh hưởng đến việc xác định hành vi vi phạm.

Vậy người yêu cầu chứng thực chữ ký dùng giấy tờ giả có bị phạt không? Mức phạt được xác định như thế nào? Người dân cần làm gì khi phát hiện giấy tờ có dấu hiệu giả? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.

>>> Xem thêm: Những điểm mới nhất trong Nghị định quy định về chứng thực chữ ký

1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký dùng giấy tờ giả có bị xử lý không?

1.1. Giấy tờ giả trong thủ tục chứng thực là gì?

Giấy tờ giả là tài liệu không được cơ quan có thẩm quyền cấp hợp pháp. Giấy tờ cũng có thể bị làm giả về hình thức hoặc nội dung.

Ví dụ, một người có thể sử dụng giấy tờ tùy thân giả. Người đó dùng giấy tờ này để yêu cầu chứng thực chữ ký.

Một trường hợp khác là giấy tờ thật nhưng đã bị sửa chữa. Nội dung sửa chữa có thể làm thay đổi thông tin quan trọng.

Những hành vi này đều tiềm ẩn rủi ro pháp lý. Người dân không nên sử dụng giấy tờ chưa được xác minh.

1.2. Chứng thực chữ ký yêu cầu những giấy tờ gì?

Khi chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị. Đồng thời, người yêu cầu cần xuất trình văn bản sẽ ký.

Theo quy định về thủ tục chứng thực, người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra giấy tờ. Họ cũng kiểm tra tình trạng của người yêu cầu tại thời điểm thực hiện.

Nếu đủ điều kiện, người yêu cầu sẽ ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Sau đó, việc chứng thực được tiến hành theo quy định.

Do đó, giấy tờ tùy thân có vai trò quan trọng. Việc sử dụng giấy tờ giả có thể làm phát sinh trách nhiệm pháp lý.

1.3. Không phải mọi sai sót về giấy tờ đều là giấy tờ giả

Người dân cần phân biệt giấy tờ giả với giấy tờ có sai sót thông thường.

Một giấy tờ có thể bị cũ hoặc hư hỏng. Trường hợp này không mặc nhiên có nghĩa đó là giấy tờ giả.

Tương tự, thông tin bị sai do lỗi hành chính cũng cần được xác minh. Người dân không nên tự kết luận giấy tờ là giả.

Nếu nghi ngờ, hãy liên hệ cơ quan đã cấp giấy tờ. Việc xác minh sẽ giúp xác định tình trạng pháp lý chính xác hơn.

2. Mức xử phạt khi sử dụng giấy tờ giả trong hoạt động chứng thực

2.1. Cần phân biệt chứng thực chữ ký với chứng thực giao dịch

Đây là điểm rất quan trọng khi xác định mức xử lý.

Chứng thực chữ ký và chứng thực giao dịch là hai thủ tục khác nhau. Nghị định 109/2026/NĐ-CP quy định mức xử phạt riêng cho từng hoạt động.

Đối với chứng thực giao dịch, hành vi sử dụng giấy tờ giả của cá nhân để được chứng thực giao dịch bị phạt từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Hành vi mạo danh chủ thể để được chứng thực giao dịch bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng. Giấy tờ giả còn có thể bị tịch thu theo quy định.

Tuy nhiên, mức phạt này không nên áp dụng máy móc cho mọi trường hợp chứng thực chữ ký.

2.2. Quy định xử phạt đối với chứng thực chữ ký

Đối với hoạt động chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký, Nghị định 109/2026/NĐ-CP tập trung quy định nhiều hành vi vi phạm của người thực hiện chứng thực.

Ví dụ, hành vi giả mạo chữ ký của người thực hiện chứng thực bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.

Nghị định cũng quy định mức phạt từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một số hành vi chứng thực sai quy định. Các hành vi này chủ yếu áp dụng cho chủ thể thực hiện chứng thực.

Vì vậy, khi xác định trách nhiệm của người yêu cầu, cần xem xét chính xác hành vi đã thực hiện.

2.3. Hành vi làm giả giấy tờ để yêu cầu chứng thực

Nghị định 109/2026/NĐ-CP còn quy định về hành vi làm giả giấy tờ, văn bản để yêu cầu chứng thực.

Theo quy định hiện hành, hành vi làm giả giấy tờ, văn bản để yêu cầu chứng thực có thể bị xử phạt hành chính. Mức phạt cụ thể cần căn cứ vào hành vi và đối tượng vi phạm.

Điểm cần lưu ý là làm giả và sử dụng giấy tờ giả là hai hành vi khác nhau. Người trực tiếp làm giả không nhất thiết là người xuất trình giấy tờ.

Do đó, cơ quan có thẩm quyền cần xác định vai trò và hành vi của từng người. Việc này giúp áp dụng đúng quy định xử phạt.

2.4. Trường hợp có dấu hiệu hình sự

Không phải mọi trường hợp sử dụng giấy tờ giả đều chỉ bị xử phạt hành chính.

Nếu hành vi có dấu hiệu tội phạm, hồ sơ có thể được chuyển đến cơ quan tiến hành tố tụng để xem xét theo quy định. Việc có truy cứu trách nhiệm hình sự hay không phụ thuộc vào tính chất và mức độ của hành vi.

Đặc biệt, việc làm giả hoặc sử dụng tài liệu giả có thể liên quan đến các hành vi xâm phạm hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước.

Vì vậy, người dân không nên cho rằng chỉ cần nộp tiền phạt là có thể giải quyết mọi trường hợp.

>>> Xem thêm: Cần tham khảo thủ tục chuyển quyền sử dụng đất ở Hà Nội? Hãy bắt đầu với Dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội

3. Những hậu quả khác khi sử dụng giấy tờ giả để chứng thực

3.1. Hồ sơ chứng thực có thể không được tiếp nhận

Khi phát hiện giấy tờ có dấu hiệu bất thường, người thực hiện chứng thực có thể không tiếp tục thủ tục.

Điều này giúp ngăn giấy tờ không hợp pháp được sử dụng trong các giao dịch và hồ sơ khác.

Người dân vì vậy có thể phải làm lại hồ sơ. Thời gian giải quyết cũng có thể kéo dài hơn dự kiến.

Do đó, cần kiểm tra giấy tờ trước khi đến thực hiện chứng thực.

3.2. Giấy tờ giả có thể bị tạm giữ hoặc tịch thu theo trường hợp pháp luật quy định

Tùy hành vi và căn cứ pháp luật, giấy tờ vi phạm có thể trở thành tang vật xử lý.

Đối với chứng thực giao dịch, Nghị định 109/2026/NĐ-CP quy định tịch thu tang vật là giấy tờ, văn bản bị làm giả trong trường hợp thuộc khoản xử phạt tương ứng.

Việc xử lý tang vật không đồng nghĩa với việc người dân được tiếp tục sử dụng giấy tờ đó.

Vì vậy, không nên tìm cách sửa chữa hoặc thay đổi giấy tờ sau khi phát hiện vấn đề.

3.3. Có thể ảnh hưởng đến các thủ tục đã thực hiện

Một giấy tờ giả có thể đã được sử dụng trong nhiều hồ sơ khác nhau.

Ví dụ, giấy tờ được dùng để chứng thực chữ ký. Sau đó, văn bản lại được sử dụng trong một giao dịch hoặc thủ tục hành chính.

Khi giấy tờ gốc bị xác định có vấn đề, những thủ tục liên quan có thể phải được kiểm tra lại.

Mức độ ảnh hưởng phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Người dân nên chủ động xác minh ngay khi phát hiện dấu hiệu bất thường.

3.4. Có thể phát sinh trách nhiệm khác nếu gây thiệt hại

Việc sử dụng giấy tờ giả có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của người khác. Hành vi đó cũng có thể gây thiệt hại cho cơ quan hoặc tổ chức liên quan.

Nếu có thiệt hại phát sinh, trách nhiệm bồi thường có thể được đặt ra theo quy định pháp luật.

Ngoài ra, nếu hành vi có dấu hiệu tội phạm, người vi phạm có thể phải đối mặt với trách nhiệm hình sự.

Do đó, không nên xem việc sử dụng giấy tờ giả chỉ là một lỗi hành chính thông thường.

4. Cách xử lý khi phát hiện giấy tờ giả trước khi chứng thực

4.1. Không tiếp tục sử dụng giấy tờ nghi giả

Nếu phát hiện giấy tờ có dấu hiệu giả, người dân nên dừng sử dụng ngay.

Không nên tiếp tục nộp giấy tờ cho cơ quan khác. Cũng không nên tìm cách chỉnh sửa nội dung để giấy tờ trông hợp lệ hơn.

Việc giữ nguyên giấy tờ giúp quá trình xác minh thuận lợi hơn. Người dân cũng hạn chế được những rủi ro phát sinh.

4.2. Chủ động xác minh với cơ quan đã cấp giấy tờ

Cách phù hợp là liên hệ cơ quan được cho là đã cấp giấy tờ.

Cơ quan này có thể kiểm tra thông tin trong hồ sơ hoặc hệ thống quản lý. Kết quả xác minh giúp làm rõ giấy tờ có hợp pháp hay không.

Nếu giấy tờ là thật nhưng có sai sót, người dân có thể được hướng dẫn cách xử lý.

Nếu giấy tờ là giả, người dân cần thực hiện các bước tiếp theo theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

4.3. Lưu giữ thông tin về nguồn gốc giấy tờ

Nếu người dân nhận giấy tờ từ một bên khác, nên giữ lại các thông tin liên quan.

Có thể bao gồm tin nhắn, hợp đồng, hóa đơn hoặc thông tin thanh toán. Những tài liệu này giúp làm rõ nguồn gốc giấy tờ.

Thông tin về người giao giấy tờ cũng có thể cần được lưu lại.

Điều này đặc biệt quan trọng khi người dân không phải là người trực tiếp làm giả giấy tờ.

4.4. Không nhờ người khác sử dụng giấy tờ thay mình

Việc nhờ người khác xuất trình giấy tờ giả không làm mất đi rủi ro pháp lý.

Ngược lại, hành vi này có thể khiến vụ việc phức tạp hơn. Người dân cũng khó giải thích nguồn gốc và mục đích sử dụng giấy tờ.

Nếu không chắc chắn về hồ sơ, nên hỏi nơi có thẩm quyền trước.

Cách làm này giúp tránh việc sử dụng nhầm giấy tờ không hợp pháp.

4.5. Nên kiểm tra hồ sơ trước khi yêu cầu chứng thực

Trước khi thực hiện chứng thực, người dân nên kiểm tra toàn bộ giấy tờ.

Giấy tờ tùy thân phải còn giá trị sử dụng. Thông tin cá nhân cũng cần thống nhất giữa các tài liệu.

Văn bản cần ký nên được đọc kỹ trước khi thực hiện. Người dân không nên ký khống hoặc sử dụng giấy tờ không rõ nguồn gốc.

Nếu còn vướng mắc, có thể hỏi người có thẩm quyền chứng thực. Việc kiểm tra trước giúp hạn chế nhiều rủi ro về sau.

>>> Xem thêm: Bận đi xa nhưng cần người thay mình xử lý công việc? Công chứng ủy quyền là vấn đề đáng quan tâm

Kết luận

Phạt giấy tờ giả chứng thực chữ ký cần được xem xét dựa trên đúng hành vi và loại thủ tục mà người dân thực hiện. Từ ngày 18/5/2026, Nghị định 109/2026/NĐ-CP là văn bản mới quy định về xử phạt trong lĩnh vực này. Nghị định đã thay thế Nghị định 82/2020/NĐ-CP và các nội dung sửa đổi trước đó.

Người dân cần phân biệt chứng thực chữ ký với chứng thực giao dịch. Mức xử phạt đối với việc sử dụng giấy tờ giả để chứng thực giao dịch hiện được quy định từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Các hành vi làm giả giấy tờ hoặc có dấu hiệu tội phạm có thể được xem xét theo quy định khác.

Vì vậy, không nên sử dụng giấy tờ không rõ nguồn gốc khi thực hiện chứng thực. Nếu phát hiện giấy tờ có dấu hiệu giả, cần dừng sử dụng và chủ động xác minh.

Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, thủ tục chứng thực chữ ký hoặc kiểm tra giấy tờ trước khi thực hiện, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp theo quy định.

>>> Xem thêm: Chỉ một sai sót trong hợp đồng cũng có thể gây rắc rối khi công chứng mua bán nhà đất

>>> Xem thêm: Một văn phòng công chứng uy tín sẽ giúp bạn chủ động hơn khi làm thủ tục

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com