Sao y Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để làm thủ tục mua bán nhà đất

Trong quá trình mua bán, chuyển nhượng nhà đất, việc xác định tình trạng hôn nhân của người tham gia giao dịch có ý nghĩa rất quan trọng. Đây là căn cứ giúp xác định quyền sở hữu, quyền định đoạt tài sản và sự tham gia của vợ hoặc chồng trong giao dịch.

Đặc biệt, đối với người chưa kết hôn, đã ly hôn hoặc có tài sản riêng, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thường được yêu cầu để làm rõ tình trạng pháp lý. Vì vậy, việc sao y xác nhận độc thân đúng quy định giúp người dân chủ động chuẩn bị hồ sơ. Qua đó, quá trình công chứng hợp đồng mua bán nhà đất được thuận lợi hơn.

Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ thời hạn sử dụng của giấy xác nhận. Nhiều người còn nhầm lẫn giữa bản sao chứng thực và bản chính. Một số trường hợp cũng chưa biết phải xin cấp lại giấy tờ ở đâu khi bị mất hoặc hết giá trị sử dụng.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích các quy định liên quan. Đồng thời, hướng dẫn cách chuẩn bị giấy tờ phù hợp với từng trường hợp cụ thể.

>>> Xem thêm: Khi nào bản sao y bản chính bị các cơ quan nhà nước từ chối tiếp nhận?

1. Vì sao cần giấy xác nhận tình trạng hôn nhân khi mua bán nhà đất?

1.1. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là gì?

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là văn bản hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Văn bản này xác nhận tình trạng hôn nhân của một cá nhân tại thời điểm cấp.

Thông tin trên giấy thường thể hiện một trong các trường hợp:

• Chưa đăng ký kết hôn với ai.

• Đang có vợ hoặc chồng theo đăng ký kết hôn.

• Đã ly hôn và hiện chưa đăng ký kết hôn mới.

• Vợ hoặc chồng đã chết và hiện chưa đăng ký kết hôn mới.

Đây là giấy tờ có ý nghĩa trong việc xác định tình trạng nhân thân. Đặc biệt, văn bản giúp làm rõ quyền sở hữu và quyền định đoạt tài sản.

Trong giao dịch bất động sản, thông tin này giúp xác định nhà đất thuộc tài sản chung hay tài sản riêng. Từ đó, công chứng viên có cơ sở kiểm tra thành phần tham gia giao dịch.

Người dân cần lưu ý một điểm quan trọng. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không đồng nghĩa với giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản riêng. Việc xác định tài sản còn phụ thuộc vào thời điểm hình thành và nguồn gốc tài sản.

1.2. Vì sao công chứng viên thường yêu cầu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân?

Khi tiếp nhận hồ sơ mua bán nhà đất, công chứng viên phải kiểm tra tư cách chủ thể. Đồng thời, cần xem xét quyền định đoạt tài sản của người ký hợp đồng.

Theo Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014, tài sản hình thành trong thời kỳ hôn nhân có thể là tài sản chung. Quyền sử dụng đất vợ chồng có được sau khi kết hôn cũng thuộc tài sản chung. Tuy nhiên, pháp luật quy định một số trường hợp ngoại lệ.

Vì vậy, việc xác định tình trạng hôn nhân giúp hạn chế những rủi ro sau:

Thứ nhất, xác định người có quyền tham gia giao dịch.

Nếu nhà đất là tài sản chung, việc chuyển nhượng thường cần sự thỏa thuận của cả hai vợ chồng. Một người không thể tự ý định đoạt tài sản chung trái quy định.

Thứ hai, hạn chế tranh chấp về quyền sở hữu.

Trường hợp chỉ một người đứng tên trên Giấy chứng nhận, chưa chắc tài sản thuộc sở hữu riêng. Tài sản vẫn có thể được hình thành trong thời kỳ hôn nhân.

Thứ ba, bảo đảm tính hợp pháp của hợp đồng.

Việc xác định đúng chủ thể giúp hạn chế nguy cơ hợp đồng bị tranh chấp. Đồng thời, tránh phát sinh yêu cầu tuyên giao dịch vô hiệu.

Thứ tư, bảo vệ quyền lợi của bên mua.

Bên mua cần xác định người bán có đầy đủ quyền định đoạt hay không. Điều này đặc biệt quan trọng với nhà đất có nguồn gốc hình thành trong thời kỳ hôn nhân.

1.3. Những trường hợp thường cần giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Không phải mọi giao dịch bất động sản đều bắt buộc phải có giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào tình trạng nhân thân và nguồn gốc tài sản.

Một số trường hợp thường được yêu cầu bổ sung giấy tờ này gồm:

• Người độc thân đứng tên trên Giấy chứng nhận và thực hiện chuyển nhượng.

• Người độc thân mua nhà đất và cần chứng minh tình trạng nhân thân.

• Người đã ly hôn, hiện chưa kết hôn lại và thực hiện giao dịch.

• Người có vợ hoặc chồng đã mất, cần làm rõ tình trạng hôn nhân.

• Người có tài sản hình thành trước thời điểm kết hôn.

• Người cần chứng minh tình trạng hôn nhân tại thời điểm xác lập quyền sở hữu.

Ngoài ra, một số hồ sơ cần thêm giấy tờ khác để chứng minh nguồn gốc tài sản. Chẳng hạn, hợp đồng mua bán trước hôn nhân, văn bản khai nhận di sản hoặc hợp đồng tặng cho riêng.

Công chứng viên sẽ căn cứ từng trường hợp để hướng dẫn cụ thể. Người dân không nên mặc định chỉ cần giấy xác nhận độc thân là đủ.

1.4. Sao y và công chứng giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có gì khác nhau?

Trong giao tiếp hằng ngày, nhiều người thường gọi việc chứng thực bản sao là sao y. Tuy nhiên, cần phân biệt hai khái niệm này.

Đối với giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, người dân thường thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính. Đây chính là cách gọi chính xác về mặt thủ tục.

Cơ quan có thẩm quyền sẽ đối chiếu bản sao với bản chính. Sau đó, người thực hiện chứng thực xác nhận bản sao phù hợp với bản chính.

Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng thay bản chính. Tuy nhiên, cần lưu ý các quy định riêng về thời hạn và mục đích sử dụng của giấy tờ.

2. Quy định về giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong hồ sơ mua bán nhà đất

2.1. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có thời hạn bao lâu?

Đây là vấn đề nhiều người quan tâm khi chuẩn bị hồ sơ công chứng.

Theo quy định tại Điều 23 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 04/2020/TT-BTP, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị:

• Đến thời điểm người được cấp thay đổi tình trạng hôn nhân; hoặc

• Sáu tháng kể từ ngày cấp.

Thời điểm nào đến trước thì áp dụng thời điểm đó.

Ví dụ:

Anh A được cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ngày 01/03/2026. Đến ngày 15/03/2026, anh A đăng ký kết hôn.

Trong trường hợp này, giấy xác nhận chỉ có giá trị đến ngày 15/03/2026. Anh A không thể tiếp tục sử dụng giấy này để chứng minh mình độc thân.

Ngược lại, nếu tình trạng hôn nhân không thay đổi, giấy vẫn có giá trị trong thời hạn sáu tháng. Sau thời hạn này, người dân cần xin cấp giấy mới nếu tiếp tục có nhu cầu sử dụng.

Lưu ý: Bản sao chứng thực không làm kéo dài thời hạn sử dụng của giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Người dân cần kiểm tra thời hạn của giấy gốc trước khi nộp hồ sơ.

2.2. Giấy xác nhận phải ghi đúng mục đích mua bán nhà đất

Một chi tiết thường bị bỏ qua là mục đích sử dụng ghi trên giấy xác nhận.

Theo quy định tại Thông tư 04/2020/TT-BTP, giấy xác nhận cấp cho mục đích khác kết hôn phải ghi rõ mục đích sử dụng. Giấy này không có giá trị sử dụng để đăng ký kết hôn.

Ví dụ, nội dung mục đích có thể ghi:

“Giấy này được cấp để làm thủ tục mua bán nhà đất, không có giá trị sử dụng để đăng ký kết hôn.”

Việc ghi rõ mục đích giúp cơ quan tiếp nhận xác định đúng phạm vi sử dụng. Đồng thời, hạn chế tình trạng giấy tờ được cấp cho mục đích này nhưng sử dụng sai mục đích.

Nếu dự định thực hiện nhiều giao dịch, người dân nên trao đổi trước với cơ quan cấp giấy. Số lượng giấy xác nhận được cấp đối với mục đích khác kết hôn thực hiện theo yêu cầu và quy định hiện hành.

2.3. Bản sao chứng thực có thay thế được bản chính không?

Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay bản chính trong giao dịch. Tuy nhiên, pháp luật có thể quy định trường hợp ngoại lệ.

Do đó, bản sao chứng thực giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có thể được sử dụng trong hồ sơ mua bán nhà đất. Điều kiện là giấy gốc còn giá trị và nội dung phù hợp với mục đích giao dịch.

Tuy nhiên, người dân cần phân biệt hai vấn đề:

• Giá trị pháp lý của bản sao: Xác nhận bản sao đúng với bản chính tại thời điểm chứng thực.

• Giá trị sử dụng của giấy gốc: Phụ thuộc vào thời hạn và tình trạng hôn nhân thực tế.

Ví dụ, một người đã đăng ký kết hôn sau khi được cấp giấy xác nhận độc thân. Dù bản sao đã được chứng thực trước đó, người này không thể tiếp tục sử dụng giấy cũ để chứng minh tình trạng độc thân hiện tại.

Ngoài ra, văn phòng công chứng có thể yêu cầu xuất trình bản chính hoặc tài liệu bổ sung. Việc này nhằm kiểm tra tính phù hợp của hồ sơ và bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch.

2.4. Trường hợp đã kết hôn có cần giấy xác nhận độc thân không?

Người đang có vợ hoặc chồng không thuộc trường hợp được xác nhận độc thân. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa hồ sơ của họ không cần giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân.

Khi thực hiện giao dịch, công chứng viên có thể yêu cầu:

• Giấy chứng nhận kết hôn.

• CCCD (Căn cước công dân) hoặc thẻ Căn cước của hai vợ chồng.

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản.

• Giấy tờ chứng minh tài sản riêng nếu có.

• Văn bản thỏa thuận hoặc ủy quyền hợp lệ trong trường hợp cần thiết.

Nếu nhà đất là tài sản chung, hai vợ chồng cần cùng tham gia giao dịch. Trường hợp một người không thể trực tiếp ký, có thể xem xét lập văn bản ủy quyền theo quy định.

Nếu tài sản là tài sản riêng, người đứng tên cần cung cấp căn cứ chứng minh. Việc này giúp công chứng viên xác định đúng quyền định đoạt.

2.5. Người đã ly hôn hoặc có vợ, chồng đã mất cần chuẩn bị gì?

Đây là nhóm trường hợp cần chú ý khi làm thủ tục mua bán nhà đất.

Trường hợp đã ly hôn:

Người yêu cầu cần cung cấp bản án hoặc quyết định ly hôn đã có hiệu lực pháp luật. Đây là căn cứ chứng minh quan hệ hôn nhân trước đó đã chấm dứt.

Nếu hiện chưa kết hôn lại, người đó có thể đề nghị cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Cơ quan hộ tịch sẽ kiểm tra thông tin theo quy định.

Trường hợp vợ hoặc chồng đã mất:

Người yêu cầu cần cung cấp giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử. Đây là căn cứ xác định quan hệ hôn nhân đã chấm dứt do một bên qua đời.

Tuy nhiên, cần đặc biệt lưu ý vấn đề thừa kế.

Nếu nhà đất là tài sản chung vợ chồng, phần tài sản của người đã mất có thể trở thành di sản thừa kế. Người còn sống không mặc nhiên được toàn quyền chuyển nhượng toàn bộ nhà đất.

Khi đó, hồ sơ có thể cần thêm văn bản khai nhận di sản, văn bản phân chia di sản hoặc giấy tờ liên quan đến quyền thừa kế.

>>> Xem thêm: Hiểu rõ khi nào cần chứng thực sẽ giúp bạn lựa chọn đúng thủ tục cho từng loại giấy tờ

3. Hướng dẫn sao y giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để mua bán nhà đất

3.1. Có thể sao y giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ở đâu?

Người dân có thể thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Các địa điểm thường được lựa chọn gồm:

Ủy ban nhân dân cấp xã: Đây là một trong những cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Người dân có thể liên hệ bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để thực hiện thủ tục.

Văn phòng công chứng: Các tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định pháp luật. Đây là lựa chọn thuận tiện khi người dân đồng thời cần chuẩn bị hồ sơ công chứng nhà đất.

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc: Trong một số trường hợp, người dân có thể đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc. Bản sao được cấp có giá trị sử dụng theo quy định.

Tùy nhu cầu, người dân có thể lựa chọn địa điểm phù hợp. Nếu cần chuẩn bị nhiều giấy tờ cùng lúc, nên ưu tiên nơi có thể hỗ trợ kiểm tra hồ sơ tổng thể.

3.2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi yêu cầu sao y

Để thực hiện thủ tục nhanh chóng, người dân nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ sau:

Người dân nên kiểm tra kỹ bản chính trước khi mang đi chứng thực. Các thông tin cần rõ ràng, không bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái quy định.

Nếu giấy xác nhận có nhiều trang, cần sao chụp đầy đủ. Không nên bỏ sót phần thông tin hoặc trang có nội dung xác nhận.

Ngoài ra, nên chuẩn bị số lượng bản sao phù hợp với nhu cầu. Một số giao dịch có thể cần nhiều bản để lưu hồ sơ và thực hiện các thủ tục liên quan.

3.3. Các bước thực hiện chứng thực bản sao

Quy trình thực hiện thường gồm những bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ

Người yêu cầu chuẩn bị bản chính giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Đồng thời, chuẩn bị bản photocopy tương ứng.

Cần kiểm tra thời hạn sử dụng và nội dung giấy xác nhận. Nếu giấy đã hết giá trị, nên liên hệ cơ quan hộ tịch để được hướng dẫn cấp lại.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại nơi có thẩm quyền

Người dân xuất trình bản chính và nộp bản sao cần chứng thực. Người tiếp nhận sẽ kiểm tra giấy tờ theo quy định.

Nếu thông tin trên bản chính rõ ràng, hợp lệ, thủ tục có thể được giải quyết ngay. Trường hợp cần xác minh hoặc hồ sơ có vấn đề, người dân sẽ được hướng dẫn bổ sung.

Bước 3: Đối chiếu bản chính và bản sao

Người thực hiện chứng thực kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của bản sao. Nội dung trên bản sao phải phù hợp với bản chính.

Nếu bản chính thuộc trường hợp không được dùng làm cơ sở chứng thực, cơ quan có thẩm quyền sẽ từ chối thực hiện.

Bước 4: Nhận bản sao có chứng thực

Sau khi hoàn tất việc đối chiếu, người thực hiện chứng thực ghi lời chứng và ký xác nhận theo quy định.

Người dân nhận lại bản chính cùng bản sao đã chứng thực. Trước khi rời khỏi nơi thực hiện, nên kiểm tra dấu, chữ ký và thông tin trên bản sao.

3.4. Thời gian giải quyết và chi phí chứng thực

Theo quy định về chứng thực bản sao từ bản chính, thủ tục thông thường được giải quyết trong ngày tiếp nhận. Nếu tiếp nhận sau 15 giờ, có thể trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo.

Đối với trường hợp yêu cầu số lượng lớn hoặc giấy tờ phức tạp, thời gian có thể kéo dài theo quy định.

Về lệ phí, mức thu chứng thực bản sao từ bản chính hiện được quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung còn hiệu lực.

Mức thu thông thường được tính theo số trang của bản sao:

• 2.000 đồng/trang đối với trang đầu và trang thứ hai.

• 1.000 đồng/trang từ trang thứ ba trở đi.

• Mức thu tối đa 200.000 đồng/bản.

Các mức trên là lệ phí chứng thực tại cơ quan nhà nước theo quy định. Người dân nên kiểm tra mức thu áp dụng tại nơi thực hiện thủ tục.

Trường hợp sử dụng dịch vụ hỗ trợ hồ sơ, chi phí có thể khác. Vì vậy, nên hỏi rõ khoản phí trước khi sử dụng dịch vụ.

3.5. Làm gì khi giấy xác nhận tình trạng hôn nhân bị mất hoặc hết hạn?

Nếu giấy xác nhận bị mất, người dân cần liên hệ cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền. Cơ quan này sẽ hướng dẫn thủ tục cấp lại hoặc cấp giấy mới theo trường hợp cụ thể.

Nếu giấy đã hết thời hạn sáu tháng, người dân cần đề nghị cấp giấy mới. Không nên sử dụng bản sao của giấy cũ để thay thế giấy xác nhận còn giá trị.

Một số trường hợp cần lưu ý:

• Giấy bị mất: Thực hiện thủ tục theo hướng dẫn của cơ quan hộ tịch.

• Giấy hết hạn: Đề nghị cấp giấy mới để phục vụ giao dịch.

• Đã kết hôn sau ngày cấp: Không tiếp tục sử dụng giấy xác nhận độc thân cũ.

• Thông tin bị sai: Đề nghị cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và xử lý.

• Thay đổi mục đích sử dụng: Cần xin giấy xác nhận ghi đúng mục đích mới nếu pháp luật yêu cầu.

Theo quy định hộ tịch, việc cấp lại giấy xác nhận trong trường hợp sử dụng mục đích khác hoặc giấy đã hết thời hạn có thể yêu cầu nộp lại giấy đã cấp trước đó.

3.6. Những lưu ý giúp hồ sơ mua bán nhà đất không bị trả lại

Việc chuẩn bị giấy tờ đầy đủ giúp tiết kiệm thời gian cho cả bên mua và bên bán. Người dân nên chú ý những vấn đề sau:

Kiểm tra thời hạn giấy xác nhận: Không nên chỉ nhìn ngày chứng thực bản sao. Cần kiểm tra ngày cấp và tình trạng hôn nhân hiện tại.

Kiểm tra mục đích sử dụng: Giấy cần thể hiện đúng mục đích mua bán nhà đất hoặc mục đích giao dịch tương ứng.

Đối chiếu thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh và thông tin giấy tờ tùy thân cần thống nhất. Nếu có thay đổi thông tin, nên chuẩn bị tài liệu chứng minh.

Xác định nguồn gốc nhà đất: Cần làm rõ tài sản hình thành trước hay trong thời kỳ hôn nhân. Đây là căn cứ quan trọng để xác định quyền định đoạt.

Trao đổi trước với văn phòng công chứng: Mỗi hồ sơ có thể phát sinh yêu cầu khác nhau. Người dân nên gửi thông tin giấy tờ để được kiểm tra trước.

Không sử dụng giấy tờ đã hết giá trị: Bản sao chứng thực không thể khắc phục việc giấy gốc đã hết thời hạn hoặc tình trạng hôn nhân đã thay đổi.

4. Những câu hỏi thường gặp khi sao y giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

4.1. Có thể sao y giấy xác nhận tình trạng hôn nhân khi không có bản chính không?

Thông thường, người dân phải xuất trình bản chính để thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính.

Nếu không còn bản chính, người dân không thể tự sử dụng bản photocopy thông thường để yêu cầu chứng thực thay thế.

Trong trường hợp này, cần liên hệ cơ quan hộ tịch đã cấp giấy. Người dân có thể đề nghị cấp lại hoặc thực hiện thủ tục cấp giấy mới theo quy định.

Ngoài ra, nếu giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID, cần trao đổi với cơ quan tiếp nhận về khả năng khai thác thông tin điện tử. Theo quy định sửa đổi về chứng thực, việc khai thác dữ liệu điện tử được thực hiện trong những trường hợp đáp ứng điều kiện pháp luật.

4.2. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân bản điện tử có sử dụng được không?

Hiện nay, nhiều thủ tục hành chính được thực hiện trên môi trường điện tử. Giấy tờ hộ tịch cũng có thể được cấp dưới dạng điện tử theo quy định.

Tuy nhiên, người dân cần phân biệt bản điện tử hợp lệ với ảnh chụp hoặc bản scan thông thường.

Một tệp ảnh chụp giấy xác nhận không mặc nhiên có giá trị như văn bản điện tử được cấp hợp pháp. Khi sử dụng trong hồ sơ mua bán nhà đất, cần kiểm tra khả năng tiếp nhận của tổ chức công chứng.

Nếu sử dụng bản điện tử, nên bảo đảm văn bản có thể xác thực nguồn cấp và tính toàn vẹn. Trường hợp cần bản giấy, người dân nên thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.

4.3. Đang độc thân nhưng nhà đất đứng tên từ thời kỳ hôn nhân trước đây thì xử lý thế nào?

Đây là tình huống cần xem xét kỹ nguồn gốc tài sản.

Ví dụ, một người đã ly hôn và hiện chưa kết hôn lại. Người này đang đứng tên trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Tuy nhiên, nhà đất được mua trong thời kỳ hôn nhân trước đó. Khi ấy, việc đã ly hôn không đồng nghĩa người này đương nhiên có toàn quyền chuyển nhượng tài sản.

Cần xác định nhà đất đã được phân chia trong bản án hoặc quyết định ly hôn hay chưa. Nếu chưa, cần xem xét quyền sở hữu của người còn lại.

Trường hợp tài sản đã được phân chia hợp pháp, người đứng tên có thể thực hiện giao dịch theo phạm vi quyền sở hữu của mình.

Do đó, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chỉ phản ánh tình trạng nhân thân. Giấy này không thay thế văn bản phân chia tài sản sau ly hôn.

4.4. CMND 9 số cũ bị rách góc có được tiếp nhận sao y bản chính không?

Đây là trường hợp nhiều người gặp phải khi chuẩn bị hồ sơ công chứng. Một số người vẫn lưu giữ CMND 9 số cũ và muốn sử dụng để chứng thực bản sao.

Tuy nhiên, cần lưu ý hai vấn đề pháp lý.

Thứ nhất, CMND 9 số đã hết giá trị sử dụng.

Theo Luật Căn cước năm 2023, CMND 9 số hết giá trị sử dụng từ ngày 01/01/2025. Vì vậy, kể từ thời điểm này, người dân không thể tiếp tục sử dụng CMND 9 số làm giấy tờ tùy thân còn hiệu lực.

Thứ hai, giấy tờ bị hư hỏng có thể không đủ điều kiện chứng thực.

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản chính bị hư hỏng, cũ nát và không xác định được nội dung không được dùng làm cơ sở chứng thực bản sao.

Như vậy, đối với CMND 9 số cũ bị rách góc, câu trả lời là không nên sử dụng để yêu cầu sao y bản chính. Dù thông tin vẫn đọc được, giấy tờ này đã hết giá trị sử dụng từ ngày 01/01/2025.

Người dân nên thay thế bằng một trong các giấy tờ phù hợp:

• Thẻ Căn cước còn giá trị sử dụng.

• Thẻ CCCD còn giá trị sử dụng theo quy định chuyển tiếp.

• Thông tin căn cước điện tử trên VNeID khi đáp ứng điều kiện tiếp nhận.

Nếu cần chứng minh số CMND 9 số cũ, người dân có thể đề nghị cơ quan quản lý căn cước xác nhận số CMND 9 số và số định danh cá nhân theo quy định.

Đặc biệt, khi chuẩn bị hồ sơ mua bán nhà đất, nên sử dụng giấy tờ định danh hiện hành. Điều này giúp hạn chế sai lệch thông tin giữa giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và hồ sơ bất động sản.

4.5. Có thể nhờ người khác đi sao y giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không?

Việc chứng thực bản sao từ bản chính không nhất thiết yêu cầu chính người có tên trên giấy xác nhận phải trực tiếp thực hiện.

Người yêu cầu có thể trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác theo quy định. Khi thực hiện, người đi làm cần xuất trình giấy tờ cần thiết và bản chính để đối chiếu.

Tuy nhiên, cần phân biệt việc sao y với việc xin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

Đối với thủ tục cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, người yêu cầu phải thực hiện theo quy định hộ tịch. Nếu nhờ người khác thực hiện, cần kiểm tra điều kiện tiếp nhận và giấy tờ đại diện tương ứng.

4.6. Bản sao chứng thực giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có dùng được cho nhiều lần mua bán không?

Về nguyên tắc, bản sao chứng thực có giá trị sử dụng thay bản chính trong giao dịch. Tuy nhiên, việc tiếp nhận còn phụ thuộc vào thời hạn và mục đích của giấy xác nhận.

Nếu giấy xác nhận đã hết thời hạn hoặc tình trạng hôn nhân đã thay đổi, bản sao không còn phù hợp để chứng minh tình trạng hiện tại.

Nếu giấy vẫn còn giá trị, mục đích ghi trên giấy phù hợp, người dân có thể sử dụng bản sao theo yêu cầu của nơi tiếp nhận.

Đối với những giao dịch khác nhau, nên kiểm tra trước với văn phòng công chứng. Một số hồ sơ có thể yêu cầu giấy xác nhận mới hoặc tài liệu bổ sung.

4.7. Khi nào nên chuẩn bị giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước khi đặt lịch công chứng?

Người dân nên chuẩn bị giấy tờ này ngay từ giai đoạn kiểm tra hồ sơ mua bán nhà đất.

Đặc biệt, nên thực hiện sớm trong những trường hợp:

• Người bán đang độc thân và cần chứng minh tình trạng nhân thân.

• Người bán đã ly hôn nhưng chưa hoàn tất việc phân chia tài sản.

• Nhà đất có nguồn gốc hình thành trong thời kỳ hôn nhân.

• Người đứng tên trên Giấy chứng nhận đã thay đổi thông tin cá nhân.

• Người bán có vợ hoặc chồng đã mất và phát sinh vấn đề thừa kế.

Việc kiểm tra trước giúp công chứng viên xác định những giấy tờ cần bổ sung. Nhờ đó, các bên có thể chủ động sắp xếp thời gian ký hợp đồng.

>>> Xem thêm: Chủ động về thời gian, rõ ràng về thủ tục: đó là lý do bạn nên tham khảo dịch vụ công chứng

Kết luận

Việc sao y xác nhận độc thân là một khâu chuẩn bị hồ sơ cần thiết trong nhiều giao dịch mua bán, chuyển nhượng nhà đất. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân giúp làm rõ tình trạng nhân thân của người tham gia giao dịch. Đồng thời, hỗ trợ xác định quyền định đoạt tài sản và hạn chế những tranh chấp phát sinh.

Tuy nhiên, người dân cần chú ý thời hạn sử dụng, mục đích ghi trên giấy và tính hợp lệ của bản chính. Đặc biệt, bản sao chứng thực không làm kéo dài thời hạn của giấy xác nhận. Đối với tài sản hình thành trong thời kỳ hôn nhân, cần kiểm tra thêm nguồn gốc và quyền sở hữu.

Để tránh thiếu sót khi chuẩn bị hồ sơ, người dân nên kiểm tra giấy tờ trước khi đặt lịch công chứng. Nếu cần tư vấn về thủ tục chứng thực, mua bán nhà đất hoặc công chứng hợp đồng, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn thủ tục và hỗ trợ thực hiện nhanh chóng, chính xác theo quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Bận rộn không có nghĩa là phải trì hoãn giấy tờ; hãy tìm hiểu lựa chọn hỗ trợ từ văn phòng công chứng

>>> Xem thêm: Bạn đang loay hoay giữa nhiều thủ tục liên quan đến quyền sử dụng đất? Tìm hiểu dịch vụ sổ đỏ để định hướng hồ sơ

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com